Создание и наполнение баз данных в microsoft access

Введение

Microsoft Access является многофункциональным редактором, предоставляющим пользователю обширный набор операций по формированию новых и редактированию уже имеющихся информационных баз. С его помощью можно сравнительно легко и быстро выполнять обработку и систематизацию больших объёмов информации. Уникальность этой программе придаёт отличная организация интерфейса, присутствие функции экспортирования файлов из других программных приложений и наличие формообразующего конструктора. Обрабатываемые базы данных могут быть как предназначенными для небольших задач, так и для больших проектов бизнеса.

Отправить отзыв

Создаем запросы

Далее требуется создать запросы, предназначенные для быстрой обработки и внесения информации в базу данных.

Классическая выборка

Запрос выборки позволяет производить отбор данных в БД по заранее созданным условиям. В нашем проекте будет создана выборка, позволяющая найти товар по его наименованиям. Работу будем производить в БД «Продукция».

Процесс выглядит следующим образом:

• переходим ко вкладке «Создание» и к блоку «Запросы»;
• далее находим инструмент «Конструктор»;
• после этого откроется новое диалоговое окно, где требуется добавить нужный проект, в нашем случае «Продукция» и закрываем окно;
• внизу появится поле «Бланк запроса», которое необходимо заполнить;
• после того, как условия выборки прописаны, переходим к блоку «Результаты» и щелкаем по значку восклицательного знака «Выполнить».

Создание сущности

Запрос на создание сущности в Майкрософт Аксесс производит выборку из взаимосвязанных таблиц и других ранее созданных запросов. В отличии от первого варианта результат сохранится в новой постоянной таблице.

Процесс выглядит следующим образом:

• формируем новый запрос согласно вышеуказанной инструкции: «Создать», «Конструктор запроса» выбираем нужную таблицу;
• закрываем диалоговое окно и заполняем бланк запроса;
• далее выполняем преобразование запроса из выборки в создание сущности. В ленте выбираем инструмент «Создание таблицы»;
• в диалоговом окне вводим имя нового объекта, и щелкаем «Ок»;
• кликаем «Выполнить», появится предупреждение о невозможности отменить изменения, выбираем «Да»;
• после этого в левой части экрана в блоке «Все таблицы» появится новый созданный объект.

На добавление, удаление, редактирование

Данный вид запросов подразумевает под собой создание и выполнение какого-либо действия, в результате которого изменятся параметры в таблице.

Создаем запрос следующим образом:

• добавляем классический запрос на выборку на основе данных из БД, возьмем для примера «Поставка»;
• далее в верхней части выбираем «Удаление» для преобразования запроса;
• в бланке прописываем необходимые условия;
• щелкаем «Выполнить», появится предупреждение о удалении.

Запрос на добавление:

• добавляем запрос выборку через конструктор;
• затем в верхней части ленты выбираем «Добавление»;
• после этого появится диалоговое окно где требуется ввести новое имя;
• кликаем «Ок» и в бланке прописываем требуемые условия;
• кликаем выполнить, появится предупреждение о добавлении в существующую таблицу новых данных.

На редактирование:

• добавляем классический запрос;
• преобразуем запрос в «Обновления» выбрав соответствующий инструмент в ленте;
• далее в бланке запроса указываем условия и нажимаем «Выполнить»;

Привилегии и достоинства среды Microsoft Access

Профессиональная среда разработки баз данных Microsoft Access получила ряд существенных отличий и характеристик, выделяющих данный проект наряду с СУБД от других разработчиков. В частности, в продукте были реализованы следующие основные опции и фишки:

• огромное обилие стандартизированных форматов и типов данных. Представлены категории числовых, bigint полей, даты и времени, логические структуры, вложения, гиперссылки, а также вычисляемые поля, содержащие специальные формулы для подсчета значений в режиме реального времени
• индивидуальная проверка значений полей на соответствие заданным правилам. В дополнение, пользователь может указать специальные маркеры для проверки уникальности, индексирования и обязательного ввода необходимых значений
• таблицы можно создавать как вручную, так и с помощью специального конструктора, предоставляющего наглядную визуальную методику управления объектами БД из песочницы. То же самое касается запросов и форм
• встроенный мастер формирования отчетов. Отчеты предназначены для минимизации бумажного документооборота на предприятии, и позволяют сформировать гибко настраиваемые изменяемые электронные документы, извлекая динамические данные из полей таблиц и помещая их на форму вместо статических шаблонов
• создание источников данных на основе XML или текстового файла, HTML или Excel-документа, базы данных SQL Server или Azure, файла dBase, онлайн-служб данных, списка SharePoint, ODBC-контейнера или папки Outlook
• сжатие или восстановление базы данных Access в архивную или из резервной копии соответственно
• интеллектуальный анализ таблиц, предотвращающий дублирование информации, и автоматически разделяющий поля с повторными данными по отдельным таблицам, дабы обеспечить целостность данных в Access
• встроенный ассистент поддержки, помогающий при изучении базовых инструментов и функций Access.

На нашем веб-портале вы можете бесплатно скачать любой билд русской версии СУБД Access без предварительной регистрации. Версии для настольных оболочек Windows и macOS доступны для тех изданий продукта, где совместимость была официально заявлена разработчиком. Стоит лишь выбрать нужную вам ревизию комплекта ПО и установить дистрибутив на компьютер или ноутбук. Апплет не поддерживается мобильными устройствами на базе Android и iOS, поскольку мобильные гаджеты способны содержать лишь клиентскую часть проекта БД.

Обзор интерфейса пользователя

Далее будут подробно рассмотрены основные элементы управления при работе с БД.

Важно! Обзор интерфейса будет проводиться на примере Microsoft Access 2013. Однако Microsoft Access 2007 и 2010 практически идентичны. Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам

Интерфейс в данной версии ПО разработан с целью повысить удобство работы с многочисленными элементами, в его основу заложена лента, которая обеспечивает быстрый доступ к основным функциям и командам.

Пользовательский интерфейс:

• «Backstage» (создать). Элемент интерфейса появляется после старта программы и позволяет пользователю выбрать шаблон для создания БД. В процессе работы, чтобы перейти на данную вкладку необходимо проследовать по пути «Файл» и «Создать».
• «Файл». Позволяет сохранить, открыть, распечатать готовый документ, а также выставить параметры Access и установить подходящую тему оформления.
• «Лента». Является основным элементом при работе с редактором. Она содержит в себе модули с инструментами для создания и редактирования БД. В нее также входит панель быстрого доступа, на которой размещены наиболее часто используемые компоненты.
• «Область навигации». Позволяет увидеть результат выполненных действий и отражает структуру БД.
• «Диалоговое окно». Элемент интерфейса, с помощью которого пользователь может уточнить параметры объекта.
• «Контекстное меню». Чтобы отобразить компонент, потребуется щелкнуть «ПКМ» на элементе объекта. В него входят команды, которые зависят от выполняемой задачи.
• «Строка состояния». Используется для переключения режима представления документа, и для отображения состояния текущей операции.

Обзор интерфейса был выполнен на примере Microsoft Access 2013. В младших редакциях он может отличаться.

Описание Microsoft Access 2019

Access 2019 — реляционная система управления базами данных (СУБД) от всемирного гиганта по созданию программного обеспечения из Редмонда, компании Microsoft. Обладает достаточно широким спектром функциональных возможностей, куда входят связь с внешними БД и таблицами, связанные запросы. Также среди прочих СУБД, доступных на рынке программного обеспечения, программа Access 2019 выделяется интеграцией среды разработки на базе языка VBA, позволяющей создавать собственные, взаимодействующие с СУБД приложения. Помимо прочего, разработчики предоставляют наглядный и кристально понятный визуальный интерфейс для построения таблиц, ключей в них, индексов, связей между ними и прочих сущностей. В дополнение, приложение Access 2019 вмещает все необходимые функции и инструменты для составления любых запросов, имеющих отношение к databases, как то: выборка данных из таблицы, группировка результатов, поиск и сортировка по заданным критериям, импорт данных из внешнего источника, распределенные запросы для объединения результатов из нескольких таблиц и пр. Запросы можно как создавать с нуля, так и использовать предопределенные шаблоны. При первом знакомстве с Microsoft Access 2019 применение шаблонов позволит не запутаться в синтаксисе команд и отделении текстовой части от служебных команд среды. Наконец, по части безопасности Access 2019 предоставляет все необходимые соответствующие опции: шифрование данных на низком уровне, поддержка программ шифрования сторонними компаниями, центр управления безопасностью, позволяющий изменять и задавать параметры безопасности СУБД.

Программа входит в состав расширенного пакета Microsoft Office 2019. Впрочем, вы также можете скачать ее и отдельно.

Как установить Access 2010

Запустите программу установки нажмите «Настройка»

Пометьте в списке не устанавливать все кроме Access и средства Office

Нажмите установить, дождитесь выполнения установки.

Организовать и упорядочить

Но что делать, если подсчеты нужно производить сразу для десятка рабочих, выполняющих по 2-3 вида работ? За целый месяц может накопиться около сотни разнообразных таблиц, итоги по которым придется пересчитывать регулярно. Одна единственная таблица с подвязанными данными рабочих, видами работ, их стоимостью и любой другой необходимой информацией в Access способна заменить тысячи единичных табличек. Удобство состоит еще и в том, что редактирование данных в любой подвязанной базе будет произведено автоматически в главной таблице и везде, где упоминается измененная информация.

Это нужно каждому

Даже если вы не владеете бизнесом, не считаете деньги и не организовываете чей-либо труд, эта программа поможет в ведении семейного бюджета, оплат коммунальных услуг, регистрации адресов и телефонных номеров, и т.п.

Особенности работы с программой

Access представляет собой реляционную систему управления базами данных, то есть набор средств для управления комплексом двухмерных таблиц. Для начала работы можно воспользоваться стандартным шаблоном: факультет, проекты маркетинга, задачи, контакты и другие.

Самое удобное – это возможность быстро получать необходимую информацию путем создания запросов, а сформированные из таблиц отчеты оптимизируют данные в удобном для распечатки виде. На практике оказывается очень полезной возможность создания веб-страниц с данными, доступными в сети Интернет. Это помогает скоординировать работу людей, работающих на дому в разных местах города или вовсе в разных городах.

Microsoft Access 2010 отлично приспособлен не только для домашней работы, но и для программирования баз данных с последующей демонстрацией результата заказчику. Полученные на его основе приложения, написанные на Visual Basic for Applications, помогают скоординировать даже довольно масштабные бухгалтерские расчеты, а возможность создания макросов делает эту работу еще более легкой.

Фото идеи оригинальных поделок для огорода

Формы Microsoft Access

Употребление пользователем форм открывает возможность получить сведения из каждого поля и перемещаться между уже готовыми записями. При введении большого массива сведений, использование форм позволяет сильно облегчить работу с данными.

Также как и прошлом пункте, в графе “Создание” найдите кнопку “Форма”. При этом, отобразится стандартная форма таблиц. Появившиеся поля можно полностью изменять. В случае наличия в редактируемой таблице тех или иных взаимосвязей, их можно создать, удалить или исправить прямо здесь. Внизу меню настроек есть стрелки, с помощью которых можно управлять отображением столбцов таблицы. Они позволяют перемещаться по каждому столбцу, или же моментально открыть последнюю или начальную страницу.

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 1.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Рис. 2.

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

Рис. 3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Рис. 4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Рис. 5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Рис. 6.

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например . В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Рис. 7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

Рис. 8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007

MS Access: Утилита по выдаче данных запроса в консоль отладки

Работая с Аксесом каждый день, я несколько раз на дню сталкиваюсь с проблемой, что мне где-нибудь в VBA-коде нужно посмотреть, что же вернет мне тот или иной SQL-запрос. Для этого мне приходится переключаться из VBA-редактора в основную часть программы, и либо создавать временный запрос (который потом волей-неволей сохраняется), либо быстренько менять SQL в каком-нибудь временном запросе. Поскольку на это тратится всегда куча времени, я решил написать простую функцию, которая выдает результаты запроса в консоль отладки.
Утилита это называется q (чтобы было удобно вызывать, и намек на Query — запрос), принимает она в качестве параметров сам запрос (либо полностью в виде SQL, либо только название запроса или таблицы, главное, чтобы это можно было открыть через CurrentDB.OpenRecordset), максимальную ширину поля при выдаче (если поле больше — оно обрезается, по умолчанию — 10 символов) и максимальное количество записей (по умолчанию — 100 записей), и выдает в консоль содержимое результатов данного запроса в текстовом виде, выглядит это вот так:

Изголовья и шкафы

SQL Учебник

SQL ГлавнаяSQL ВведениеSQL СинтаксисSQL SELECTSQL SELECT DISTINCTSQL WHERESQL AND, OR, NOTSQL ORDER BYSQL INSERT INTOSQL Значение NullSQL Инструкция UPDATESQL Инструкция DELETESQL SELECT TOPSQL MIN() и MAX()SQL COUNT(), AVG() и …SQL Оператор LIKESQL ПодстановочныйSQL Оператор INSQL Оператор BETWEENSQL ПсевдонимыSQL JOINSQL JOIN ВнутриSQL JOIN СлеваSQL JOIN СправаSQL JOIN ПолноеSQL JOIN СамSQL Оператор UNIONSQL GROUP BYSQL HAVINGSQL Оператор ExistsSQL Операторы Any, AllSQL SELECT INTOSQL INSERT INTO SELECTSQL Инструкция CASESQL Функции NULLSQL ХранимаяSQL Комментарии

Формируем отчеты

Для работы с отчетами будем использовать «Мастер отчетов»:

• Открываем вкладку «Создание» и выбираем «мастер отчетов»;
• затем выбираем требуемую таблицу и необходимые для отчета поля;
• далее добавляем уровни группировки и сортировки;
• затем требуется выбрать макет отчета и его ориентацию, например, макет «Ступенчатый» и ориентация «Книжная»;
• Затем требуется выбрать вариант действия «Просмотреть отчет» или «Изменить». 

Отчет с помощью Конструктора:

• переходим к панели инструментов, выбираем «Конструктор отчетов»;
• в верхнем колонтитуле прописываем заголовок;
• в правой части экрана в окне «Список полей» добавляем нужные поля;
• затем переходим ко вкладке «Режим» и выбираем «Предпросмотр». Здесь пользователь может задать необходимое оформление для отчета.

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

Нужно получить   информацию о пользователях    дата рождения которых  попадает в  определенный  интервал,   нашел  след запрос  который выбирает  ближайшие дни рождения на 10 дней.  Так  вроде все работает нормально,  но если  к примеру    в текущий  день нет   дня рождения  а в следящий  есть  то запрос все равно ничего не вернет   т.е он работает  нормально если  в текущий день  (NOW())  в базе есть  чел.  У которого  в этот день  выпадает  день рождения

Как это можно исправить  ?

Назначение Access

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.
Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
• определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
• обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
• управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
• режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
• режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
• режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
• таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
• формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
• отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;
• запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;
• модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий.
В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.